Wir befinden uns in einer Übergangsphase. Natürlich kann man in der heutigen Zeit noch »analog« arbeiten. Aber warum? Die Digitalisierung eröffnet viele neue Chancen, auch wenn sie uns manchmal ängstigt. Sie ermöglicht uns eine effizientere Art der Arbeit. Prozesse können um einiges beschleunigt und vereinfacht werden. Effizienter Daten- und Belegaustausch anstelle von Doppelerfassung, komfortabel via Browser, Smartphone oder Tablet. Steuerberatung 4.0.

Ein Blick in den Alltag zeigt es

Mit dem Handy chatten, Geburtstagseinladungen in der WhatsApp-Gruppe teilen, online shoppen, per Social Media Urlaubsbilder posten, Termine der Familie in der Cloud synchronisieren… Die Liste ließe sich noch fortführen. Das alles ist zur Normalität geworden.

Auch das Finanzamt erhält mittlerweile fast alle Steuererklärungen in digitaler Form.

Steuerbescheide können bereits heute elektronisch empfangen werden. Einsprüche schreiben wir mittlerweile nicht mehr auf Papier sondern digital.

Aber warum tun wir uns mit der Digitalisierung unserer eigenen Arbeitsprozesse so schwer?

Auch hier schreitet die Digitalisierung mit großen Schritten voran.

Lässt man das vergangene Jahrzehnt Revue passieren, liegen Welten zwischen den heutigen Möglichkeiten und denen von 2009.

Früher wurden Belege

im Pendelordner abgeheftet und zum Steuerberater gebracht. Dort wurde gebucht, wichtige Belege wurden kopiert und – wenn man bereits etwas innovativer war – ein Kontoauszugmanager eingesetzt.

Auswertungen wie BWA und Umsatzsteuer-Voranmeldung wurden in den Pendelordner geheftet und dieser dann wieder abgeholt. Die beiliegende Offene-Posten-Liste war in der Regel bereits bei der Erstellung völlig veraltet.

Die Lohnabrechnungsdaten wurden telefonisch oder per fax mitgeteilt, Stamm­datenblätter ausgefüllt, Verträge kopiert und die Auswertungen per Post verschickt und an die Mitarbeiter verteilt.

Wie sieht die moderne Art der Zusammenarbeit aus?

Im Bereich der Buchhaltung konzentrieren wir uns heute neben der steuerlichen Beratung mehr auf die kaufmännischen Prozesse unserer Mandanten. Wir beraten unsere Mandanten bei der Optimierung der Prozesse in ihrem Unternehmen durch den Einsatz von digitalen Werkzeugen wie Software und Schnittstellenlösungen. Das geht von der Angebotserstellung über die Rechnungserstellung mit elektronischem Versand, dem Scannen von Eingangsbelegen, elektronischer Kassenführung bis hin zur vollautomatisierten Überweisung.

Die bisherigen Systeme werden betrachtet und mit passenden Softwarelösungen ergänzt und ersetzt. Im Vordergrund steht dabei die Frage: Welche Software passt am besten zum Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen?

Schnittstellen und Co.

Was wir bis vor kurzem noch händisch erledigt haben, können wir heute über Schnittstellen lösen. Schnittstellen ermöglichen eine Kommunikation zwischen unterschiedlicher Software.
Am einfachsten kann das am Beispiel von Ausgangsrechnungen erläutert werden: Der Unternehmer schreibt Rechnungen mit seinem Rechnungsschrei­bungs­programm. Im Programm sind bereits alle relevanten Kunden- und Rechnungsdaten vorhanden. Warum die Rechnungen für die Buchhaltung ausdrucken? Warum alle Rechnungsdaten nochmals manuell erfassen? Wir suchen nach Möglichkeiten, diese Daten per Schnittstelle in die Buchhaltung zu übertragen.

Lohnbuchhaltung

Auch im Bereich der Lohnbuchhaltung können Prozesse durch die Digitalisierung vereinfacht werden. Nutzen Sie z.B. Zeiterfassungssoftware im Unternehmen? Auch hier können wir Daten per Schnittstelle übertragen.

Lassen Sie Ihren Mitar­beitern die Lohnabrechnungen digital zukommen. So haben diese Zugriff auf ihre wichtigs­ten Lohnunterlagen, ob auf dem Handy oder am PC zu Hause. Positionieren Sie sich als zukunftsorientierter Arbeitgeber. Wir helfen Ihnen dabei.

Geschwindigkeitsvorteil

Die Digitalisierung ermöglicht einen Zugriff auf die aktuellsten betriebswirtschaftlichen Auswertungen und zwar unabhängig von Zeit und Ort. Offene Posten sind tagesaktuell. Sie haben ihre Liquidität dadurch immer im Blick.

Sie können schneller auf Veränderungen reagieren und ihr Unternehmen zielgerecht steuern.

Digitalisierung ist wohl das derzeitige Schlagwort und zugleich Top-Thema bei vielen Unternehmern.

Die technischen Möglichkeiten entwickeln sich so rasant und machen die Veränderungen in der wachsenden digitalen Welt unübersehbar.

Wir begleiten Sie bei der Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Prozesse. Wir machen Steuerberatung 4.0.

André Friedemann, Steuerberater,

Steuerberatungsgesellschaft Hecht + Friedemann,

Zell am Harmersbach