In den letzten Jahren wurden die Anforderungen an das ordnungsgemäße Führen einer Kasse sukzessive verschärft. Seit dem 1. Januar 2020 gibt es nun die Zertifizierungspflicht der im Betrieb verwendeten Kassen und eine Belegausgabepflicht.
Die Verschärfung der Anforderungen führt natürlich zu Unsicherheiten in der Praxis: Was muss meine Kasse können? Was bedeutet die Zertifizierungspflicht für mein Unternehmen? Darf ich meine »alte« Kasse überhaupt noch ab dem Jahr 2020 weiterverwenden und worauf ist bei einem Neukauf zu achten.
Wir möchten Ihnen einen kleinen Überblick über die aktuellen Anforderungen geben und einige offene Fragen beantworten.
Mythos Registrierkassenpflicht
Zunächst einmal muss betont werden, dass es keine grundsätzliche Pflicht gibt, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Betriebe, die eine sog. offene Ladenkasse führen, können nicht gezwungen werden, eine elektronische Kasse zu kaufen. Betriebe, die jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind von neuen Vorschriften betroffen.
Was muss meine Kasse können?
Durch die Kassenrichtlinie wurde definiert, welche Anforderungen eine elektronische Kasse seit 2017 erfüllen muss. Jeder Geschäftsvorfall muss mit folgenden Angaben einzeln aufgezeichnet werden. Eindeutige Bezeichnung des verkauften Artikels, der Einzelverkaufspreis, Umsatzsteuersatz und -betrag, evtl. Preisminderungen (Rabatte), Zahlungsart, Datum und die Menge. Diese aufgezeichneten Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein und sind 10 Jahre lang zu archivieren. Alle Änderungen von Programmier- und Stammdaten der Kasse müssen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
Zertifizierung der Kasse ab 2020
Ab dem 1. Januar 2020 muss Ihre Kasse mittels einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen geschützt sein. Das Gesetz sieht vor, dass die TSE aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht. Die eingesetzte TSE muss durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein.
Übergangsregelung bis 30.09.2020
Da es am Markt noch gar nicht ausreichend zertifizierte Kassensysteme gibt, hat die Finanzverwaltung nun eine Übergangsfrist eingeräumt. Zwar sollen die notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden, doch wird es nicht beanstandet, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte TSE verfügen.
Ausnahmen von der Aufrüstungspflicht?
Alle »aufrüstbaren« Kassensysteme müssen bis zum 30. September 2020 aufgerüstet sein. Sollte Ihnen ihr Kassenhersteller jedoch mitteilen, dass ihr Kassensystem nicht mit einer TSE aufrüstbar ist, wird entscheidend, wann Sie Ihre Kasse angeschafft haben: Bei Anschaffung vor dem 26. November 2010 dürfen Sie die Kasse längstens bis zum 30. September 2020 weiterverwenden – dann ist Schluss, d.h. Sie kommen um eine Neuanschaffung nicht herum! Sie haben die Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft: Diese Kassen dürfen (soweit diese die Vorgaben der Kassenrichtlinie erfüllen) ausnahmsweise noch bis zum 31. Dezember 2022 weiter genutzt werden. D. h. in diesem Fall müssen Sie erst zum Jahr 2023 ihr Kassensystem austauschen.
Achtung: Diese Übergangsregelung der Weiterverwendung eines bestehenden, nicht aufrüstbaren Kassensystems gilt nicht für PC-Kassen! Diese müssen daher zwingend bis zum 30. September aufgerüstet oder vollständig ersetzt werden!
Belegausgabepflicht ab 2020
Als weitere Neuerung gilt seit Anfang 2020 die Belegausgabepflicht. Um diese kommt kein Betrieb herum. Hier gibt es keine Übergangsregelungen. Konkret bedeutet das, dass jeder Ladenbesitzer seinem Kunden einen Kassenbon in die Hand drücken muss. Viele Betriebe stellen den Kunden jetzt die Frage: »Wollen Sie einen Beleg?« Will der Kunde nicht, wird kein Beleg ausgestellt. Doch das ist ein Kassenmangel. In § 146a Abs. 2 AO steht, dass für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg auszustellen und dem Kunden auszuhändigen ist. Auch wenn der Kunde keinen möchte, bleibt diese Pflicht bestehen.
Meldepflicht für elektronische Kassen
Seit 1. Januar 2020 müssten Steuerpflichtige eigentlich ihre Kasse beim Finanzamt melden. Für neu angeschaffte Kassensysteme muss diese Meldung innerhalb von vier Wochen erfolgen. Da es derzeit aber an der entsprechenden Übermittlungsmöglichkeit seitens der Finanzverwaltung fehlt, ist die Meldepflicht erst einmal ausgesetzt.
Überprüfung durch das Finanzamt
Die Einhaltung der neuen Vorschriften wird vom Finanzamt durch die sog. Kassennachschau überprüft werden. Das heißt: Spezielle Betriebsprüfer dürfen ohne vorherige Ankündigung während »der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit« in ihr Unternehmen kommen und die Kasse überprüfen. Je nachdem welche Feststellungen der Prüfer macht, kann die Kassennachschau in einer Betriebsprüfung enden oder das Finanzamt ist zufrieden und sieht von einer umfassenden Prüfung ab.
Prozessoptimierung durch Digitalisierung
Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Kassensysteme, um Ihre Prozesse zu verbessern. Die meisten Kassenhersteller haben bereits ein vollwertiges Kassenbuch integriert. Hier können dann neben den Einnahmen auch alle Ausgaben sofort erfasst werden. Ein zusätzliches Führen eines Kassenbuchs ist somit nicht mehr nötig. Des Weiteren können Sie alle Kassendaten per Schnittstelle an Ihren Steuerberater weitergeben. Dies erspart unnötige Doppelerfassungen von Daten. Viele Kassen verfügen auch über integrierte Zeiterfassungssysteme. Lästige Stundenlisten könnten somit der Vergangenheit angehören.
Fazit
Ab 2020 werden die Anforderungen an die Kassenführung noch einmal verschärft. Hier müssen Sie gewappnet sein und rechtzeitig handeln. Die neuen Kassenanforderungen können Sie für Ihr Unternehmen durch Prozessoptimierung auch gewinnbringend einsetzen. Wir helfen Ihnen gerne dabei.
Hecht + Friedemann
Steuerberatungskanzlei, Zell a. H.
