Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen.
Ab 01.01.2023 wird das neue Datenübermittlungsverfahren zur Arbeits unfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle Arbeitgeber verpflichtend eingeführt.
Bisher wurde die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Vertragsärzten, Vertragszahnärzten oder Krankenhäusern in Papierform erstellt. Diese Bescheinigung bestätigt, dass der Arbeitnehmer wegen einer festgestellten Erkrankung seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann.
Ab dem 01.01.2023 werden für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht mehr auf Papier für den Arbeitgeber oder die Krankenkasse ausgestellt. Die Ärzte übermitteln die Daten zur Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkassen. Der Arbeitgeber bzw. die lohnab rechnende Stelle ruft die Daten wiederum bei den Krankenkassen ab. Der Arbeitnehmer erhält weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmer bei Krankheit (= Arbeitsunfähigkeit), stationärem Krankenhausaufenthalt oder bei Arbeitsunfällen und Betriebskrankheiten. Dazu gehören auch geringfügig entlohnt Beschäftigte im gewerblichen Bereich (inkl. Rentner, Werkstudenten) und kurzfristig Beschäftigte. Für jene wird für die Abfrage der eAU die Krankenversicherung benötigt, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.
Nicht betroffen sind privatversicherte Arbeitnehmer, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Privatärzten bzw. Ärzten im Ausland, Minijobber im Privathaushalt sowie Heimbeschäftigte. Bescheinigungen über Krankmeldungen wegen Erkrankung des Kindes, Beschäftigungsverboten von Schwangeren, rein ambulante Untersuchungen im Krankenhaus, Rehabilitationsmaßnahmen, die stufenweise Wiedereingliederung und Erkrankungen im Ausland sind nicht abrufbar.
Abruf von AU-Daten bei der Krankenkasse
Das Verfahren zum eAU-Abruf war vorübergehend für Arbeitgeber optional. Die Krankenkassen hatten ab dem 01.01.2022 nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch den Arzt eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen, wenn beim Arzt die technischen Voraussetzungen zur Übermittlung vorlagen. Das gesetzliche Verfahren sieht vor, dass Arbeitgeber die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse für die Arbeitnehmer abrufen müssen. Die Daten werden von den Krankenkassen nicht automatisch bereitgestellt. Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit dem Abruf, darf dieser die Daten abrufen und verarbeiten. Dabei legt § 109 SGB IV fest, welche Arbeitsunfähigkeitsdaten die Krankenkassen zum Abruf bereit zu stellen haben:
• Name des Beschäftigten,
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung,
• Angaben, ob die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall beruht.
Den Aufbau der Datensätze, notwendige Schlüsselzahlen und Angaben bestimmt der Spitzenverband Bund der Krankenkassen in den Grundsätzen für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU).
Die Teilnahme am Datenaustausch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für Arbeitgeber seit 01.01.2023 verpflichtend.
Die Anforderungen durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen dürfen nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen abgegeben werden.
Hecht + Friedemann StBG, Zell a. H.